Pratique

Comment devenir le client préféré d’un indépendant ?

Publié le 25 août 2016 par Garance Dansette et Mickaël Délis
Vous avez trouvé la perle rare ? Alors prenez-en soin. Un indépendant, c’est fragile et précieux ! Voici quelques tips afin que votre nouvelle union se passe sous les meilleures auspices. Et comme une relation digne de ce nom n’est jamais unilatérale, quand on travaille en indépendant, il peut être judicieux, voire important, de donner soi-même des petits trucs et astuces à son client… Histoire de prévenir plutôt que d’avoir à guérir.

Librement traduit et adapté de cet article.

Quand le freelance idéal a enfin été dégoté, difficile de ne pas souhaiter qu’il reste à vos côtés pour toujours et qu’il montre en prime un enthousiasme débordant dès qu’il s’agit de bosser pour votre entreprise. Voici quelques conseils pour que cet oiseau épris de liberté se pose quelques temps sur l’une des branches de votre solide société-baobab.

Le problème, c’est que l’indépendant par définition n’aime pas être attaché et redoute vite de se sentir pieds et poings liés à autrui. En fait, selon une étude réalisée par IBM, c’est même la flexibilité qui est le facteur numéro un dans la décision de devenir un entrepreneur indépendant, suivie de près par la capacité d’être son propre patron. Commencer par reconnaître et respecter ces deux priorités quand vous travaillerez ensemble vous permettra normalement de vous assurer l’amour de votre freelance, si ce n’est sa préférence absolue en tant que client. Mais ce n’est pas tout !

Commencer par l’intégrer de manière appropriée dans votre boîte

L’intégration n’est pas uniquement nécessaire pour le strict bien être de votre personnel. En effet, si votre freelance se sent bien intégré dans la boîte, sa contribution n’en sera que plus efficace. Ça peut paraître paradoxal pour un électron libre, mais l’indépendant est une être de contradiction - détaché, quoiqu’en quête de lien privilégié. On a tous rêvé de quitter le foyer parental, sans pour autant renoncer au doux confort quotidien offert par papa et maman. Alors intégrer un cheval fou à sa team, ça se passe comment?

Le process d’intégration passe en premier lieu par le fait de définir rigoureusement les projets, d’exprimer à votre indé des attentes claires et de lui offrir un accès optimal aux outils, applications et documents pertinents pour envisager et mener à bien ensemble l’entreprise qui vous lie. Voyez aussi avec lui quelles sont ses habitudes de facturation. A ce titre, indiquez-lui dès le départ la personne qu’il lui faudra contacter pour être payé en toute sérénité et surtout à temps. Bien entendu, l’intégration d’un indépendant demande également à ce qu’il soit présenté à toutes les autres personnes impliquées dans le projet, et de façon plus large à la boite pour laquelle il va mettre tout son talent à profit.

En effet, il est aussi crucial de briefer son contractuel sur le projet que sur l’entreprise, la marque, le public, etc. Cela montre que vous l’estimez assez pour lui consacrer du temps et l’associer à votre boîte. En bonus, vous n’en paraîtrez que plus humains, à la fois vous et votre structure; et ça, pour un indé libre comme l’air, c’est un facteur non négligeable !

Être « accessible »

Même si votre briefing est hyper détaillé et que vous avez poussé l’intégration à son max, l’indépendant peut encore avoir des questions ou des préoccupations. Dès le départ, fournissez une adresse e-mail et/ou un numéro de téléphone où il puisse vous joindre aisément. S’il vous contacte, réagissez rapido, même si c’est pour dire que vous ne connaissez pas la réponse, mais que vous allez la chercher bien sûr. Car l’indépendant est souvent dans une logique de rush et aime se donner corps et âme à son travail.

Ne pas « micro-manager »

Il est important de communiquer régulièrement avec l’indépendant qui travaille pour vous sur un projet d’envergure afin que vous puissiez discuter des objectifs, des échéances, etc. Mais tout dicter dans les détails - pour ne pas dire tout imposer - aura pour effet de couper court à votre petite lune de miel. Et chez Les Petits Entrepreneurs, on n’aime pas quand les belles histoires d’amour sont avortées faute d’écoute et d’intuition.

Déjà, en ce qui concerne les entrepreneurs indépendants, l’IRS1 a déclaré que « si vous avez le droit de contrôler ou de diriger non seulement ce qui est à faire, mais aussi comment il doit être fait, alors vos travailleurs sont probablement des employés » - plutôt que des indépendants. D’autre part, comme il en ressort de l’étude IBM déjà mentionnée ci-dessus, les indépendants sont indépendants justement parce qu’ils ne veulent pas s’encombrer de « micro-managers » et autres patrons sans arrêt sur leur dos. La liberté s’arrête là où commence celle des autres. Prenez donc le temps d’appréhender les contours de celle des freelances avec qui vous voulez coopérer.

Lui donner un « feedback »

Étant donné que c’est un freelance que vous souhaitez conserver, dans la logique des choses, cela veut dire que vous êtes satisfait de son boulot. Alors faites-le lui savoir. S’il y a des aspects de son travail qu’il pourrait améliorer, mentionnez-les aussi : le dialogue est la clef d’une freelance addiction saine et partagée. Il y a une technique pas trop mauvaise que les psychologues appellent le « sandwich-louange ». Pour cela il vous faut :

  • Ouvrir avec des louanges,

  • Discuter des points qui ne souffriraient pas d’une amélioration,

  • Conclure avec une louange globale.

Ce secret de la digestion est un must-act auprès des indés souvent à fleur de peau dès qu’il s’agit de remettre en cause tout ou partie de leurs propositions. S’il le mérite, n’hésitez pas non plus à rendre gloire à votre indé sur les réseaux sociaux, comme sur leur profil Upwork ou LinkedIn. La reconnaissance et la communication de celle-ci, c’est vital. Donner votre feedback montre que la contribution de votre freelance a été remarquée et appréciée, et c’est le meilleur terreau qui soit pour faire fleurir la fidélité.

Inclure l’indépendant dans la clôture du projet

C’est la phase où l’on tire le bilan et les leçons du projet à peine achevé2. On analyse ensemble les actions et les résultats généraux, sans pour autant passer sous silence les efforts individuels. Or, non seulement son apport sera forcément utile, mais cela l’aidera également à mettre en perspective son rôle dans le projet.

Garder l’indépendant « aware » des projets sur lesquels il a travaillé

Un article qu’il a écrit pour votre site web a reçu un nombre d’engagements3 sans précédent ? Le PDG vante à qui mieux-mieux les mérites d’une application qu’il a créée ? Un client a écrit une lettre d’amour pour le remercier de la façon dont il a divinement géré un problème [de service client] ? Dites-le-lui, même si ledit projet a déjà pris fin. Un p’tit courriel ou un coup de bigot c’est gratuit et ça aidera à garder votre entreprise dans la ligne de mire du freelance.

Entre deux projets, « keep in touch » avec l’indépendant occasionnellement

Ceci est particulièrement important lorsque vos projets sont saisonniers. Interrogez le freelance sur ses disponibilités, des semaines, que dis-je, des mois avant que vous n’ayez effectivement besoin de ses bons services. Ne présumez pas qu’il est pendu au téléphone dans l’attente d’un gracieux coup de sonnerie de votre part. Car si le freelance peut donner l’impression d’être un oiseau libre aux allures de chien fou - drôle d’animal, on vous le concède - il n’en demeure pas moins un gros bosseur dont le talent qui vous a plu sera forcément reconnu par d’autres.

Si vous n’avez pas besoin de lui sur une période plus longue que d’habitude, mais que vous pensez avoir recours à ses services bientôt, dites-le-lui encore. Un indépendant qui n’entend pas parler de son client au fil du temps, suppose que plus jamais il n’en entendra parler. Surtout s’il n’a pas reçu de feedback ou de commentaires de la part de ce dernier. Il remplira alors son planning avec d’autres projets. « Loin des yeux, loin du cœur » s’applique à merveille ici. Et toute la souffrance que ce truisme implique également.

« Pay On Time »

C’est un peu comme enfoncer une porte ouverte, mais ça vaut toujours la peine de le répéter. Mettez un groupe d’indés dans une pièce, interrogez-les sur les clients avec lesquels ils préfèrent brûler en enfer plutôt que de rebosser avec ; et bien les chances sont plutôt bonnes pour que plusieurs se mettent à ronchonner - synonymes de « vomir » en cas de délais ayant dépassé les six mois - sur ceux qui ne les avaient pas payés à temps.

A la vue de ce cahier de doléances, vous êtes peut-être en train de vous dire que travailler avec un indé est plus compliqué que remplir sa déclaration d’impôt pour la première fois. Pourtant, il ne s’agit là que d’un précis visant à rappeler un fondamental plus à l’oeuvre que jamais au sein de la relation pro avec un indé : God bless la COMMUNICATION. Ayez toujours en tête que votre indé est un humain. Comme vous. Trouvez des façons de reconnaître son travail ; demandez-lui comment s’y prendre pour répondre à telle dimension du projet, ou ce qu’il a prévu pour le week-end (pas pour le rencarder hein). La façon la plus simple de susciter un engagement chez quelqu’un et de l’inscrire dans la durée sous le sceau de la qualité est, bizarrement, de s’engager soi-même pleinement. Donnant donnant en somme. Et gagnant gagnant. La base.