Pratique

Le bon usage de l’e-mail : soyez pro (ductif) !

Publié le 24 novembre 2016 par Emeric Mourot
12 min.
Vous pestez chaque jour sur la quantité d’e-mails reçus et le temps que cela vous prend pour les traiter ? Mais êtes-vous bien organisé ? Ne faites-vous pas vivre à vos destinataires ce que vous vivez de votre côté ? Quelques conseils bien vus des Petits Entrepreneurs pour atteindre le zéro e-mail. Utilisez les bonnes applis et développez votre côté « correspondant sympathique » avec des e-mails efficaces et bien rédigés !

Comment bien utiliser les e-mails ? Tout le monde s’en sert mais savez-vous exactement quelles sont les règles de bonne conduite ? Comment faire pour gagner et du temps et surtout éviter d’en faire perdre aux autres ?

Si vous ne voulez pas faire le Patrick1 des e-mails, inspirez-vous de ces quelques bonnes pratiques.

Visons tous le zéro e-mail

Pour être efficace, il faut traiter peu de mails, donc passez le mot à vos interlocuteurs : ras le bol des e-mails. Il n’y a pas plus rapide à traiter que les e-mails qu’on a pas reçu !

Utilisez des applications connectées pour toutes les tâches collaboratives, un système de notification intégré à celles-ci permet d’être informé de tout ce qui vous concerne, sans que ceux qui travaillent avec vous aient à vous envoyer des mails. Sympa non ? En voici quelques unes que nous utilisons chez Les Petits Entrepreneurs (elles sont gratuites) :

  • Pour rédiger à plusieurs des documents ou des feuilles de calcul : Google Docs.

  • Pour stocker, archiver et partager des documents et des fichiers : Google Drive.

  • Pour s’envoyer des messages instantanés : Slack & Franz.

  • Pour gérer des actions partagées ou des plannings simples en mode hyper visuel : Trello.

  • Pour tenir à jour une liste de tâches : « Pense à prendre le lait » ou Todoist.

Mais surtout, n’utilisez pas l’e-mail pour :

  1. résoudre des conflits : préférez un canal plus direct comme une bonne discussion en face à face, quitte à ce que les décisions prises soient ensuite écrites et envoyées par e-mail pour mémoire…

  2. s’entendre sur une date : ayez recours à Doodle, un seul mail suffit, pas d’aller-retour !

  3. suivre des demandes, travaux ou affaires : utilisez des outils de gestion de tâches ou de projet (cf. Trello par exemple)

La charte du correspondant sympathique

Pour faciliter la lecture et le traitement des e-mails par vos destinataires, voici quelques petits conseils ou plutôt quelques impératifs à suivre :

  1. Dites bonjour ! Bien que l’e-mail emprunte des tuyaux et s’échange entre des machines, c’est bien une ou plusieurs personnes que vous avez à l’autre bout. Vous n’êtes pas limité à 160 caractères2, alors un petit merci ou un petit compliment en fin d’e-mail fait toujours du bien.

  2. Un destinataire dans le champ À est sollicité pour action, alors que quelqu’un qui est mis en copie (CC3) est notifié pour information. N’attendez donc pas que quelqu’un mis en copie d’un e-mail vous réponde ou agisse !

  3. Interrogez-vous sur la liste de vos destinataires, ont-ils vraiment tous besoin de cet e-mail ? Ne vais-je pas les polluer avec une information qui ne les concerne pas ?

  4. Soyez clairs et concis : titre explicite, message court, synthèse des e-mails longs retransmis, utilisez la technique de la pyramide inversée !

  5. Augmentez votre capital sympathie en envoyant des e-mails sans faute d’orthographe.

  6. Un sujet par e-mail, veiller à ce que le sujet décrit dans le titre soit conforme au contenu de l’e-mail. Ça n’incite pas à moins envoyer d’e-mails, mais au moins, ceux qui partent seront plus simples à traiter par vos correspondants. Il y aura également moins de risque de confusion et d’oubli.

  7. Le « Répondre à tous » n’est pas systématique ! Interrogez-vous toujours sur la liste des destinataires, si certains ne sont pas absolument obligatoires, virez-les ! Les petits entrepreneurs ont passé l’âge de faire plaisir à leur boss en le mettant systématiquement dans la boucle. Visez l’efficacité pas la publicité !

  8. Ajoutez une signature bien lisible en bas de vos e-mails contenant au minimum les informations suivantes : prénom et nom, nom de votre société ou votre nom d’enseigne, numéro de téléphone et adresse physique si vous êtes amenés à recevoir vos clients.

8h52, 14h11, 17h46, je traite des e-mails

Petit rappel de taille : le mail est un outil de communication asynchrone, vous n’êtes donc pas obligé de répondre dès réception (et vous ne devez pas d’ailleurs). Pour des conversations simples ou urgentes, préférez les échanges directs (téléphone ou messagerie instantanée).

Pour être efficace :

  1. Organisez-vous des plages horaires pour consulter vos e-mails et ne répondez pas systématiquement « à la volée ». Fermez votre application de gestions des e-mails en dehors de ces plages et ne soyez plus dérangé par toutes ces interruptions qui vous font perdre le fil de ce que vous étiez en train de faire. Pour ma part, mon médecin m’a conseillé la posologie suivante : une consultation matin, midi et soir. Depuis, je vais beaucoup mieux.

  2. Tu touches, tu traites ! Il faut réaliser une action pour chaque e-mail consulté : traiter, supprimer, marquer (pour suivi ou traitement ultérieur par un drapeau, un flag ou un tag), déléguer, questionner. Il est essentiel d’utiliser conjointement un outil de suivi d’actions pour y inscrire les actions à faire pour poursuivre le traitement de certains e-mails.

  3. Ne pas ventiler les mails dans des dossiers, mais opter plutôt pour :

    1. la maîtrise de la fonction de recherche de son gestionnaire d’e-mails,

    2. l’ajout de boîtes aux lettres intelligentes (tri dynamique et instantané selon des règles de filtrage pré-établies sans déplacement des e-mails).

  4. Utiliser des règles de classement ou de repérage automatique des e-mails entrants (e-mail direct, en copie, venant de son supérieur direct, liste de diffusion, etc.).

  5. Faire en sorte de vider systématiquement sa boîte de réception en archivant les e-mails traités.

  6. Toujours configurer ses boîtes aux lettres avec le protocole IMAP, seule garantie de pouvoir traiter les e-mails en même temps sur votre ordinateur, votre smartphone et votre tablette !

Petit exercice

Juste pour voir si vous avez bien tout compris, envoyez-moi un mail à SuisPasUnPatrickDuMail@lpe.io, je vous répondrai !

Vous venez d’apprendre à écrire de beaux mails dans les règles de l’art, vous allez passer pro, mais n’oubliez pas qu’il ne faut plus en envoyer pour être productif !