Événement

LPA#7 - retours sur l'atelier « quels outils choisir ? »

Publié le 31 octobre 2016 par Emeric Mourot
Chacun est reparti de cette soirée avec de la matière et des outils à tester, mieux à adopter : ses outils dans plusieurs catégories comme la messagerie instantanée, l’organisation du travail, les alternatives aux géants du web, la gestion. Et cerise sur le gâteau, des trucs et astuces et bonnes pratiques ont été échangés pendant l’apéro !

On change le format

Pour ce Petit Apéro #7, nous avons souhaité innover sur le format. Après le pic-nic du mois de juin et le tournoi de pétanque du mois d’août, nous voulions un format différent, un peu plus sérieux et reposant sur l’une de nos trois thématiques : les outils, le réseau et l’information. C’est donc sur sur les outils que nous sommes partis avec un atelier-débat ayant pour thème : quels outils choisir pour bien gérer son activité ?

Au delà du format, c’est également la première fois que nous avons co-organisé un événement et ce sont nos amis de la Péniche qui nous ont accueilli dans leur nouvel espace La Coop Infolab et Coworking.

Pour tous ceux qui n’ont malheureusement pas pu assister à cette soirée de présentation et d’échange, voici une petite synthèse.

Intro

C’est une évidence, mais il me semble important de le rappeler, jamais un artisan amoureux du travail bien fait ne prendrait un couteau à la place d’un tournevis, alors pourquoi un indépendant prendrait systématiquement Excel pour tout faire ?

Il est donc essentiel de prendre des outils adaptés à chaque tâche mais cela requiert :

  • de trouver l’outil parmi le plus grand Castorama du monde : Internet. Le problème est que vous allez vous retrouver noyé sous une tonne de résultats de recherche sans savoir vers quoi vous orienter. C’est là ou l’avis d’autres entrepreneurs s’avère très utile et c’est tout l’objet de la plateforme collaborative Les Petits Entrepreneurs que nous sortirons d’ici la fin de l’année…

  • ensuite, il faut se former a minima, et la marche, aussi petite soit-elle peut en rebuter certains. Il faut se lancer, suivre quelques tutoriels en ligne, ou mieux, demander un petit coup de main à ceux qui utilisent depuis longtemps. Vous pouvez poster un message sur notre forum par exemple, nous vous apporterons des réponses dans la mesure du possible.

  • et ce n’est pas le tout d’avoir trouvé l’outil et savoir comment il fonctionne, il faut l’adopter ! Il faut donc « migrer » et se forcer à l’utiliser pour se faire la main…

  • quand l’outil est devenu indispensable et que vous êtes fan, partager-le, dites à la communauté des petits entrepreneurs en quoi il vous est utile !

J’ai également rappelé que pour bien communiquer, il fallait avant tout choisir son canal… Rien ne sert de déranger son interlocuteur en l’appelant au téléphone si la demande n’a pas un caractère urgent. Il existe une foule de moyens pour communiquer allant du téléphone (très intrusif, synchrone) au mail (totalement asynchrone) en passant par la messagerie instantanée (un peu au milieu des deux).

En tout cas, compte tenu de la panoplie des outils modernes, il faut absolument viser le « zéro e-mail » et s’appuyer sur les notifications apportées par les applications.

Quelques outils

Plusieurs outils ont été présentés au cours de cette soirée  en mode « courte intro et vraie démo » :

La messagerie instantanée moderne


Pour les équipes qui sont en train de changer le monde, une messagerie instantanée, une archive, partout.

  • des discussions thématiques dans des channels

  • chargement de contenus « persistants »

  • recherche avancée : mots clés, personnes, hashtags

  • accès à l’historique des échanges

  • site web ou application mobile

Alternatives : Mattermost, Rocket.Chat

Des tâches en mode hyper visuel


Un tableau Trello est une liste de listes, remplie de cartes, utilisé seul ou en équipe.

  • outil de travail collaboratif complet

  • moins d’e-mails car notifications

  • cartes déplaçables

  • checklists, échéances, membres

Alternatives : Wekan, Wrike

Dégooglisons Internet


Les solutions Framasoft, saines alternatives aux géants du web qui introspectent et utilisent vos données. Il y a à peu près tout, de Framaforms pour poster des formulaires et faire des enquêtes à Framacartes pour créer des cartes personnalisées en ligne, en passant par Framagenda pour gérer partager ses agendas.

Porteurs de projet


Pour les créateurs, Thomas de La Péniche a présenté un petit outil pour les aider à mieux définir et présenter un projet de création d’entreprise. Inspiré de la démarche business model canvas, l’outil aide à se poser les bonnes questions et présenter visuellement les réponses dans de grands blocs comme : mon offre, mes clients, mes activités clés, etc. Voici un exemple « tout en carton » et le mode d’emploi. Pour l’utiliser, rendez-vous dans votre espace personnel sur je créé en Auvergne Rhône Alpes.

Gestion d’activité


Sinao, une solution simple pour gérer son entreprise. Cette application encore en développement a été présentée par ses deux co-fondateurs grenoblois, Quentin et Tao. Parmi les fonctions présentées, nous avons notamment appréciés la saisie visuelle de la facture et l’archivage simplifié des notes de frais (avec reconnaissance automatique des intitulés et montants).

L’apéro

Nous avons ensuite prolongé les discussions avec des questions-réponses autours des besoins et problématiques de chacun. Puis, nous sommes passés au traditionnel apéro pour terminer la soirée de manière cordiale et habituelle. Les retours des participants ont été plutôt très positif quant au format. Le fait d’organiser le Petit Apéro autour d’un thème et pouvoir repartir avec de l’information utile tout en rencontrant des gens et en buvant des coups a donc été validé. Ce test confirme donc notre volonté d’alterner entre un format ludique type apéro dans un bar et un format plus formel. Nous vous tiendrons informé rapidement pour les modalités du prochain !

Bonus

Si vous cherchez des alternatives aux outils que vous utilisez ou que vous connaissez, un site très pratique :